Y al final ha pasado casi un mes desde mi anterior entrada, ya voy muy por detrás de mis objetivos 
, de momento no me estoy ganando la referencia junto con estos cracks.
Al lío. Es probable que muchos ya lo conozcáis, pero como es algo de lo que hablaré repetidas veces, he querido dejar sentadas las bases en este breve artículo, para empezar por el principio y que nadie se pierda con qué es VIM (y qué no es). Lo que viene a continuación forma parte de mi discurso de apertura habitual sobre esta solución 
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Como dice Wikipedia, OpenText es la empresa de software más grande de Canadá, y pone su foco en aplicaciones de administración y gestión de la información empresarial (EIM), poniendo en valor lo que ellos mismos denominan the information advantage. Contrariamente a lo que muchos piensan, la relación entre OpenText y SAP es exclusivamente una colaboración o «partnership», una muy buena eso sí, porque en 2019 OpenText recibió por 12º vez consecutiva el SAP Pinnacle award for Solution Extension Partner.
Esta relación se traduce en que OpenText y SAP tienen una serie de productos que se pueden encontrar en el portfolio de ambos fabricantes, como podemos ver con la solución que nos ocupa, que a día de hoy cuenta con los siguientes nombres:
Aunque comunmente la llamaremos «VIM» (Vendor Invoice Management). VIM está desarrollado por OpenText, y nace para dar respuesta a un gap que siempre ha habido en SAP: la recepción y automatización de facturas de proveedores. Con lo básico de SAP MM ó FI, la verificación de facturas permite exclusivamente la introducción de los datos de forma manual, adjuntar una imagen/PDF también a mano, y con un poco más de sofisticación la recepción de facturas vía EDI/IDOC que evita tener que introducir los datos manualmente, pero que no es nada funcional si la contabilización de esa factura falla y hay que corregirla ó reprocesarla.
Así pues, VIM nos permite llegar a un escenario como el siguiente:
- Todas las facturas, independiente de cómo o de dónde lleguen, tendrán un único punto de entrada en el ERP: omnicanalidad. Al recibirse las facturas quedarán ya archivadas (en un repositorio compatible con ArchiveLink) y disponibles en SAP a lo largo de todo el proceso y para su consulta posterior.
- Estas facturas tendrán un proceso inicial específico en función de su formato. Si es una factura:
- En PDF: se entregará al OCR integrado con la herramienta para que extraiga los datos.
- En XML: se mapearán los datos de este XML a los campos correspondientes del documento VIM. A fecha de redacción de esta entrada la herramienta ya trae varios formatos estándares preconfigurados, como la FatturaPA de Italia, NFe de Brasil ó el actual estándar de Peppol, el UBL, que se ha incluido en la última revisión de parches de este año.
- IDoc: se mapearán los datos del idoc a los campos correspondientes del documento VIM. Aquí existen ya los mapeos para el estándar INVOIC02, y también para el formato IDoc generado por Ariba si utilizamos el Cloud Integration Gateway como forma de integración.
- Tras esto procesos iniciales individualizados, el resultado es común a todos ellos: tendremos un documento VIM, con la misma apariencia y características en todos los casos, y sobre el que aplicaremos una serie de automatismos y comprobaciones según nuestras políticas internas y reglas de negocio. Y aquí entran:
- Auto-completado de determinados campos aplicando cualquier lógica sobre todos los datos con los que contamos al estar el producto funcionando sobre el propio ERP: maestros de proveedores, de materiales, pedidos, solicitudes, entradas de mercancía, etc.
- 3-way-match, 2-way-match, codificación automática de facturas sin pedido…
- Comprobaciones fiscales sobre indicadores de impuesto, retenciones, y cualquier otra específica del país en el que nos encontremos.
- Aprobación de facturas, anterior o posterior a su contabilización, que permite implementar y garantizar el cumplimiento de las políticas de la compañía, y que es fácilmente auditable ya que existe trazabilidad de todo el proceso.
- Todo lo anterior está disponible con distintas experiencias de usuario: SAP GUI (que se resiste a desaparecer), y SAP Fiori, que nos permite procesar facturas en el navegador de nuestro pc, tablet o teléfono móvil.
Si queréis algo más de detalle e información complementaria, podéis ampliar información en este artículo escrito por Antonio Hernández.
Por último, este esquema que vemos, y que como os acabo de contar es aplicable y nació para las facturas que recibimos de proveedores (VIM), tendría sentido que fuera similar si en lugar de facturas recibidas hablamos de cualquier otro documento externo a nuestra compañía que debamos integrar de una u otra forma en SAP, ¿no? Como por ejemplo:
- Pedidos de clientes
- Albaranes o notas de entrega
- Documentación de RRHH
- …
OpenText y SAP dieron respuesta a esto, «ampliando VIM» a estos otros tipos de documentos, estableciendo un framework genérico que, como ahora ya sabéis, también tiene 2 nombres:
- SAP Digital Content Processing by OpenText
- OpenText Business Center for SAP Solutions
Pero hablaré de ello más adelante, que esta entrada no ha sido tan breve como prometía inicialmente 
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